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COMO TRATAR BOOKINGS COM PROFISSIONALISMO E SEGURANÇA

October 1, 2019

 

 

 

Estamos vivendo um momento de crescimento da cena de música eletrônica e consequentemente um aumento da demanda de eventos. Isso é muito bom pois temos uma cena aquecida e com mais oportunidades, porém temos que ficar atentos com as "furadas" que podemos cair por não saber ao certo sobre a organização da festa. Então nesse post quero compartilhar meu processo para fechar os bookings de forma que eu consiga garantir a segurança e cumprimento do acordo proposto.

 

Esse método atual está em prática por volta de 3 anos e posso dizer que tem funcionado muito bem, porém deve ser cumprido na íntegra, pois todos os passos e detalhes estão ali por razão séria. Nada desse processo é colocado para obter status ou qualquer outro motivo banal, mas sim para garantir seriedade e segurança. Acredito que você está aqui buscando profissionalizar seu projeto artístico e isso vai implicar em ter uma forma de trabalho que se alinhe com isto.

 

Vamos começar então explicando os pontos mais importantes:
 

1. Sempre tratar assuntos de booking via e-mail!

 

Sim, email traz mais formalidade a contratação, dessa forma todo o contexto e detalhes estão especificados de forma clara, ordenada (facilitando também uma consulta futura). E é exatamente nessa hora que os "espertinhos mais se doem", ou seja tentam dificultar que o processo seja via email dando mil desculpas ou forçando para manter o tom de informalidade. Para eles conversas via Facebook e Whatsapp dão margem para o erro, pois acaba sendo muito mais difícil manter a organização do que foi dito em chats. Além de que via áudio e ligações o conteúdo acaba se perdendo com muita facilidade, e em uma busca futura garanto que vai ser problema encontrar a informação (imagine só você ter que ouvir dezenas de áudios para encontrar uma informação específica, fuja disso que é zica!). Eu digo por experiência própria e com muita precisão: 100% das vezes que alguém insiste para me chamar no Whatsapp ou fazer uma ligação essa pessoa está tentando me fazer uma proposta que vai favorecer mais a ela do que eu. Quem quer fazer jogo certo não se importa em fazer da maneira que você preferir. Por isso esse é sem duvida o item mais importante. 

 

 

2. Criar perguntas para traçar o perfil da festa/organização

 

É muito importante entender como é o perfil da festa que está te contratando, por dois motivos: saber qual é o histórico dela na organização de eventos e saber qual tamanho e perfil da festa para você avaliar uma possível negociação sobre o valor do cachê.

 

3. Contrato

 

Esse já é bem conhecido, é nessa hora que você vai formalizar toda a negociação, esclarecendo os deveres, regras a serem cumpridos por ambas as partes.          

 

4. Adiantamento do cache antes da liberação do Presskit (sem devolução do dinheiro)  

 

É o famoso sinal. Você reserva a data para o evento para gerar mais comprometimento e segurança. Esse valor adiantado (parcial do valor do cachê, geralmente 50% do valor do cachê) não é devolvido caso a festa decida cancelar o booking, afinal você reservou a data para esse evento com antecedência e seria injusto, não é mesmo?

Imagine por exemplo a festa cancelar artistas já bookados com a justificativa que  "estourou o orçamento" (isto acontece e muito). Se acontecesse com você com certeza você se sentiria prejudicado, não é mesmo? Eu trabalho com isso e assim como muitos artistas uso com esse dinheiro para pagar as contas de casa. E mesmo que esta não seja sua única fonte de renda, você provavelmente faz uma previsão de entrada e saída de dinheiro. 

 

 

5. Logística fechada antecipadamente ida e volta

 

A não ser que você seja um nômade, é importante garantir a sua volta pra casa. Infelizmente logísticas de última hora costumam falhar ou ter dificuldades. Podem não haver passagens disponíveis, ou horários ruins ou pior ainda: você mesmo ter que arcar com o custo da logística.

 

 

 

 

Este são os pontos principais que levo em conta para contratação, e só pela da maneira como o organizador trata essas "exigências" eu já consigo ter uma ideia de como vai ser o andamento da conversa. Saiba que é importante já ter tudo fechado com bastante antecedência pra evitar correrias e furos logo na data próxima.

 

Agora que você já sabe os motivos dos ítens acima, vou passar um passo a passo de como esquematizo tudo isso e disponibilizar templates que uso para apresentar minha proposta e meu contrato.

Em meu site já tem a parte própria para que núcleos entrem em contato para bookings, porém se o organizador entrar em contato nas redes sociais eu já peço um endereço de email para enviar a seguinte proposta:

 

Olá, primeiramente gostaria de agradecer pelo interesse em me levar ao seu evento, este e-mail faz parte de um pré-contrato que faço afim de me informar melhor sobre ele. Gentilmente, peço que responda as perguntas via e-mail e caso tenha algum ponto a acrescentar sobre seu evento e crew também é bem vindo.

 

Perguntas sobre o evento:

1. Qual é o nome do evento?

2. Página do núcleo (Link do Facebook)

3. Data?

4. Local (Cidade)?

5. Quantos dias? (se tratar de um festival)

6. Indoor ou Open Air?

7. Qual é sua estimativa de público?

8. Quais vertentes musicais o evento contará?

 

Projetos disponíveis para apresentações:

 

[ADICIONAR NOME DO PROJETO OU PROJETOS, COM VERTENTE E SOUNDCLOUD]

 

Valores:

[ADICIONAR VALORES + LOGÍSTICA E CONSUMAÇÃO À PARTE]

 

Requerimentos para contratação:

 

1.1 - A organização do evento deve se dispor a enviar para o artista toda a informação necessária para logística, tanto dentro como fora do evento.

1.2 - Fechado o valor o mesmo não se altera, a não ser que se necessite de mais tempo de apresentação, assim será negociado previamente e pago juntamente com a segunda parcela (uma semana antes do evento).

1.3 - O artista já possui seu devido equipamento para sua apresentação, porém, irá precisar de um ponto de energia e duas entradas RCA (de preferência em um mixer) para a instalação dos equipamentos.

1.4 - O valor fechado deve ser adiantado no mínimo em 50% + logística, para a liberação do envio do PressKit e divulgação do artista no evento. E o restante uma semana antes do evento. Caso não seja cumprido, o artista não irá se apresentar. Não é permitido que o evento divulgue o nome do artista sem antes cumprir esta cláusula.

1.5 - Em caso de cancelamento do evento ou alguma desistência por parte da organização, não haverá devolução do valor já pago, tendo em vista a reserva da data para o evento.

 

Aguardo as respostas dos ítens acima e também qual ou quais projetos lhe interessam para o evento. 

Att,

 

Com esse e-mail já deixo claro para organização o acordo de minha parte e então aguardo a resposta para que eu possa entender como será o evento, se terei data disponível e os projetos que interessam ao organizador.  Após a resposta da crew e se houver disponibilidade da data, envio o seguinte e-mail com o contrato.

 

[ADICIONAR CIDADE E DATA]

Numero do contrato:[CÓDIGO USADO PARA IDENTIFICAR O DOCUMENTO]

[SEU NOME COMPLETO]

Identidade ou Passaporte: XXXXX

(DJ & Produtor)

 

CONTRATO DE APRESENTAÇÃO

 

Este é um documento para a apresentação do projeto orçado em eventos de portes diversos, nele estará contido tudo que o artista precisará para executar sua apresentação, tais como custos e equipamento necessário. A organização do evento deve se dispor a executar tudo o que for solicitado neste contrato após a confirmação do mesmo.

 

1. Requerimentos:

 

1.1 - A organização do evento deve se dispor a enviar para o artista toda a informação necessária para logística, tanto dentro como fora do evento.

 

1.2 - Fechado o valor o mesmo não se altera, a não ser que se necessite de mais tempo de apresentação, assim será negociado previamente e pago juntamente com a segunda parcela (uma semana antes do evento).

 

1.3 - O artista já possui seu devido equipamento para sua apresentação, porém,  irá precisar de um ponto de energia e duas entradas RCA (de preferência em um mixer) para a instalação dos equipamentos.

 

1.4 - O valor fechado deve ser adiantado no mínimo em 50% + Viagem, para a liberação do envio do PressKit e divulgação do artista no evento.  E o restante uma semana antes do evento. Caso não seja cumprido, o artista não irá se apresentar. Não é permitido que o evento divulgue o nome do artista sem antes cumprir esta cláusula.

 

1.5 - Em caso de cancelamento do evento ou alguma desistência por parte da organização, não haverá devolução do valor já pago, tendo em vista a reserva da data para o evento.

 

2. Ficha para o contratante: [QUEM VAI PREENCHER ESSA PARTE SERÁ A ORGANIZACAO DO EVENTO]

2.1 - Nome:

2.2 - ID ou passaporte:

2.3 - Nome do evento:

2.4 - Data:

2.5 - Local (Cidade, estado, país):

 

3. Custos:

3.1 - Apresentação: [ADICIONAR VALOR + NOME DO PROJETO E TEMPO DE APRESENTACAO]

3.2 - Viagem, consumação e hospedagem serão pagos por parte da organização.

 

4. Confirmação:

Eu, ___________ estou ciente sobre o contrato de número: [INSERIR CÓDIGO DO CABEÇALHO] e irei cumprir tudo o que nele está escrito, dando-lhe todas as informações necessárias para a procedência desta contratação.

 

*preencha este contrato em forma digital e envie como resposta, para o mesmo e-mail que foi enviado.

 

 

 

Retornando o contrato preenchido, envio as informações bancárias (não envio esses dados antes da assinatura do contrato) para transferência da primeira parcela do cachê, assim que confirmado o depósito, envio o link para download do Presskit contendo:

 

- Release completo contendo nome gravadora e link do Soundcloud

- Fotos em alta qualidade e que tenha permissão para usar nesse tipo de material [Fotos compradas de fotógrafos ou autorais de qualidade]

- Logo da gravadora e do projeto em vetor ou PNG sem fundo

 

Depois dessa parte já estamos fechados, podemos partir até para uma comunicação mais rápida via Redes Sociais se for mais cômodo, mas é importante ter tudo registrado, conforme você tenha alguma coisa importante no meio de uma conversa informal que queira registrar envie um email confirmando iniciando com a seguinte frase "Conforme conversamos...." assim você tem tudo registrado via e-mail.

 

Esse é meu método de contratação, desenvolvi ele sozinho a partir de testes, e compartilho aqui com vocês, fiquem a vontade para usar da forma que mais lhe convém, pois cada artista deve trabalhar de uma forma que também não atrapalhe, e dificulte a contratação. 

 

 

 

 

 


 

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