COMO TRATAR BOOKINGS COM PROFISSIONALISMO E SEGURANÇA
Estamos vivendo um momento de crescimento da cena de música eletrônica e consequentemente um aumento da demanda de eventos. Isso é muito bom pois temos uma cena aquecida e com mais oportunidades, porém temos que ficar atentos com as "furadas" que podemos cair por não saber ao certo sobre a organização da festa. Então nesse post quero compartilhar meu processo para fechar os bookings de forma que eu consiga garantir a segurança e cumprimento do acordo proposto.
Esse método atual está em prática por volta de 3 anos e posso dizer que tem funcionado muito bem, porém deve ser cumprido na íntegra, pois todos os passos e detalhes estão ali por razão séria. Nada desse processo é colocado para obter status ou qualquer outro motivo banal, mas sim para garantir seriedade e segurança. Acredito que você está aqui buscando profissionalizar seu projeto artístico e isso vai implicar em ter uma forma de trabalho que se alinhe com isto.
Vamos começar então explicando os pontos mais importantes:
1. Sempre tratar assuntos de booking via e-mail!
Sim, email traz mais formalidade a contratação, dessa forma todo o contexto e detalhes estão especificados de forma clara, ordenada (facilitando também uma consulta futura). E é exatamente nessa hora que os "espertinhos mais se doem", ou seja tentam dificultar que o processo seja via email dando mil desculpas ou forçando para manter o tom de informalidade. Para eles conversas via Facebook e Whatsapp dão margem para o erro, pois acaba sendo muito mais difícil manter a organização do que foi dito em chats. Além de que via áudio e ligações o conteúdo acaba se perdendo com muita facilidade, e em uma busca futura garanto que vai ser problema encontrar a informação (imagine só você ter que ouvir dezenas de áudios para encontrar uma informação específica, fuja disso que é zica!). Eu digo por experiência própria e com muita precisão: 100% das vezes que alguém insiste para me chamar no Whatsapp ou fazer uma ligação essa pessoa está tentando me fazer uma proposta que vai favorecer mais a ela do que eu. Quem quer fazer jogo certo não se importa em fazer da maneira que você preferir. Por isso esse é sem duvida o item mais importante.
2. Criar perguntas para traçar o perfil da festa/organização
É muito importante entender como é o perfil da festa que está te contratando, por dois motivos: saber qual é o histórico dela na organização de eventos e saber qual tamanho e perfil da festa para você avaliar uma possível negociação sobre o valor do cachê.
3. Contrato
Esse já é bem conhecido, é nessa hora que você vai formalizar toda a negociação, esclarecendo os deveres, regras a serem cumpridos por ambas as partes.
4. Adiantamento do cache antes da liberação do Presskit (sem devolução do dinheiro)
É o famoso sinal. Você reserva a data para o evento para gerar mais comprometimento e segurança. Esse valor adiantado (parcial do valor do cachê, geralmente 50% do valor do cachê) não é devolvido caso a festa decida cancelar o booking, afinal você reservou a data para esse evento com antecedência e seria injusto, não é mesmo?
Imagine por exemplo a festa cancelar artistas já bookados com a justificativa que "estourou o orçamento" (isto acontece e muito). Se acontecesse com você com certeza você se sentiria prejudicado, não é mesmo? Eu trabalho com isso e assim como muitos artistas uso com esse dinheiro para pagar as contas de casa. E mesmo que esta não seja sua única fonte de renda, você provavelmente faz uma previsão de entrada e saída de dinheiro.
5. Logística fechada antecipadamente ida e volta
A não ser que você seja um nômade, é importante garantir a sua volta pra casa. Infelizmente logísticas de última hora costumam falhar ou ter dificuldades. Podem não haver passagens disponíveis, ou horários ruins ou pior ainda: você mesmo ter que arcar com o custo da logística.
Este são os pontos principais que levo em conta para contratação, e só pela da maneira como o organizador trata essas "exigências" eu já consigo ter uma ideia de como vai ser o andamento da conversa. Saiba que é importante já ter tudo fechado com bastante antecedência pra evitar correrias e furos logo na data próxima.
Agora que você já sabe os motivos dos ítens acima, vou passar um passo a passo de como esquematizo tudo isso e disponibilizar templates que uso para apresentar minha proposta e meu contrato. Em meu site já tem a parte própria para que núcleos entrem em contato para bookings, porém se o organizador entrar em contato nas redes sociais eu já peço um endereço de email para enviar a seguinte proposta:
Olá, primeiramente gostaria de agradecer pelo interesse em me levar ao seu evento, este e-mail faz parte de um pré-contrato que faço afim de me informar melhor sobre ele. Gentilmente, peço que responda as perguntas via e-mail e caso tenha algum ponto a acrescentar sobre seu evento e crew também é bem vindo.
Perguntas sobre o evento:
1. Qual é o nome do evento?
2. Página do núcleo (Link do Facebook)
3. Data?
4. Local (Cidade)?
5. Quantos dias? (se tratar de um festival)
6. Indoor ou Open Air?
7. Qual é sua estimativa de público?
8. Quais vertentes musicais o evento contará?
Projetos disponíveis para apresentações:
[ADICIONAR NOME DO PROJETO OU PROJETOS, COM VERTENTE E SOUNDCLOUD]
Valores:
[ADICIONAR VALORES + LOGÍSTICA E CONSUMAÇÃO À PARTE]
Requerimentos para contratação:
1.1 - A organização do evento deve se dispor a enviar para o artista toda a informação necessária para logística, tanto dentro como fora do evento.
1.2 - Fechado o valor o mesmo não se altera, a não ser que se necessite de mais tempo de apresentação, assim será negociado previamente e pago juntamente com a segunda parcela (uma semana antes do evento).
1.3 - O artista já possui seu devido equipamento para sua apresentação, porém, irá precisar de um ponto de energia e duas entradas RCA (de preferência em um mixer) para a instalação dos equipamentos.
1.4 - O valor fechado deve ser adiantado no mínimo em 50% + logística, para a liberação do envio do PressKit e divulgação do artista no evento. E o restante uma semana antes do evento. Caso não seja cumprido, o artista não irá se apresentar. Não é permitido que o evento divulgue o nome do artista sem antes cumprir esta cláusula.
1.5 - Em caso de cancelamento do evento ou alguma desistência por parte da organização, não haverá devolução do valor já pago, tendo em vista a reserva da data para o evento.
Aguardo as respostas dos ítens acima e também qual ou quais projetos lhe interessam para o evento.
Att,
Com esse e-mail já deixo claro para organização o acordo de minha parte e então aguardo a resposta para que eu possa entender como será o evento, se terei data disponível e os projetos que interessam ao organizador. Após a resposta da crew e se houver disponibilidade da data, envio o seguinte e-mail com o contrato.
[ADICIONAR CIDADE E DATA]
Numero do contrato:[CÓDIGO USADO PARA IDENTIFICAR O DOCUMENTO]
[SEU NOME COMPLETO]
Identidade ou Passaporte: XXXXX
(DJ & Produtor)
CONTRATO DE APRESENTAÇÃO
Este é um documento para a apresentação do projeto orçado em eventos de portes diversos, nele estará contido tudo que o artista precisará para executar sua apresentação, tais como custos e equipamento necessário. A organização do evento deve se dispor a executar tudo o que for solicitado neste contrato após a confirmação do mesmo.
1. Requerimentos:
1.1 - A organização do evento deve se dispor a enviar para o artista toda a informação necessária para logística, tanto dentro como fora do evento.
1.2 - Fechado o valor o mesmo não se altera, a não ser que se necessite de mais tempo de apresentação, assim será negociado previamente e pago juntamente com a segunda parcela (uma semana antes do evento).
1.3 - O artista já possui seu devido equipamento para sua apresentação, porém, irá precisar de um ponto de energia e duas entradas RCA (de preferência em um mixer) para a instalação dos equipamentos.
1.4 - O valor fechado deve ser adiantado no mínimo em 50% + Viagem, para a liberação do envio do PressKit e divulgação do artista no evento. E o restante uma semana antes do evento. Caso não seja cumprido, o artista não irá se apresentar. Não é permitido que o evento divulgue o nome do artista sem antes cumprir esta cláusula.
1.5 - Em caso de cancelamento do evento ou alguma desistência por parte da organização, não haverá devolução do valor já pago, tendo em vista a reserva da data para o evento.
2. Ficha para o contratante: [QUEM VAI PREENCHER ESSA PARTE SERÁ A ORGANIZACAO DO EVENTO]
2.1 - Nome:
2.2 - ID ou passaporte:
2.3 - Nome do evento:
2.4 - Data:
2.5 - Local (Cidade, estado, país):
3. Custos:
3.1 - Apresentação: [ADICIONAR VALOR + NOME DO PROJETO E TEMPO DE APRESENTACAO]
3.2 - Viagem, consumação e hospedagem serão pagos por parte da organização.
4. Confirmação:
Eu, ___________ estou ciente sobre o contrato de número: [INSERIR CÓDIGO DO CABEÇALHO] e irei cumprir tudo o que nele está escrito, dando-lhe todas as informações necessárias para a procedência desta contratação.
*preencha este contrato em forma digital e envie como resposta, para o mesmo e-mail que foi enviado.
Retornando o contrato preenchido, envio as informações bancárias (não envio esses dados antes da assinatura do contrato) para transferência da primeira parcela do cachê, assim que confirmado o depósito, envio o link para download do Presskit contendo:
- Release completo contendo nome gravadora e link do Soundcloud
- Fotos em alta qualidade e que tenha permissão para usar nesse tipo de material [Fotos compradas de fotógrafos ou autorais de qualidade]
- Logo da gravadora e do projeto em vetor ou PNG sem fundo
Depois dessa parte já estamos fechados, podemos partir até para uma comunicação mais rápida via Redes Sociais se for mais cômodo, mas é importante ter tudo registrado, conforme você tenha alguma coisa importante no meio de uma conversa informal que queira registrar envie um email confirmando iniciando com a seguinte frase "Conforme conversamos...." assim você tem tudo registrado via e-mail.
Esse é meu método de contratação, desenvolvi ele sozinho a partir de testes, e compartilho aqui com vocês, fiquem a vontade para usar da forma que mais lhe convém, pois cada artista deve trabalhar de uma forma que também não atrapalhe, e dificulte a contratação.
